Arbeitsgemeinschaft der Evangelischen Jugend in Deutschland e.V.

Verwendungsnachweis

Innerhalb von vier Wochen nach Beendigung soll ein Projekt vom örtlichen Träger abgerechnet und der Verwendungsnachweis an die Arbeitsgemeinschaft der Evangelischen Jugend in Deutschland (aej) als zuständiger Zentralstelle übersandt werden. Spätester Abgabetermin ist zwei Monate nach Ende des Projekts. Projekte, die im Dezember enden, sind spätestens bis zum 31. Januar des Folgejahrs abzurechnen. Die genannten Fristen gelten auch für den Fall, dass aufgrund unsicherer Budgethöhe noch keine Förderzusage von uns erteilt werden konnte. Dies kann bei Maßnahmen vorkommen, die zu einem frühen Zeitpunkt im Jahr durchgeführt werden.

Bestandteile des Verwendungsnachweises

Genau wie der Antrag ist auch der Verwendungsnachweis auf dem vom DFJW dafür vorgegebenen Formular zu erstellen. Auch hier bitte unbedingt auf Vollständigkeit achten. Dem Verwendungsnachweis sind folgende Unterlagen beizufügen:

  • Sachbericht gemäß Raster (Punkte 1 bis 8)
  • Tagesübersicht zu der Maßnahme
  • Bericht zur Sprachanimation (nur bei Zuschuss auf Sprachkosten). Hierzu hat das DFJW einen Leitfaden herausgegeben.
  • Teilnehmerliste: Hier ist der Vordruck des DFJW zu verwenden. Formulare anderer Zuwendungsgeber haben keine Gültigkeit. Für jede nationale Gruppe ist eine gesonderte Liste zu führen (Teilnehmerliste Deutschland, Teilnehmerliste Frankreich). Dies gilt auch für Teilnehmende aus einem Drittland. Hier kann wahlweise die deutsche oder französische Liste Verwendung finden. Bei Programmen am Ort des Partners muss nur für die geförderte deutsche Gruppe die Liste eingereicht werden. Bitte achten Sie unbedingt auf Vollständigkeit aller Angaben. Jeder Teilnehmende muss eigenhändig unterschreiben. Die Teilnehmerliste ist immer im Original einzureichen.
  • Belegliste und Belegkopien: Alle Einnahmen und Ausgaben zu der Maßnahme sind dem DFJW in einer Belegliste zu dokumentieren. Das DFJW hat hierfür einen eigenen Vordruck entworfen, der bei der Abrechnung verwendet werden muss. Eine durchgehende Aufteilung der nachzuweisendende Kosten auf Deutsche und Franzosen ist dabei natürlich nicht möglich. Die vom Träger eingereichte Aufstellung wird von uns anhand der gleichfalls benötigten Fotokopien sämtlicher Belege überprüft. Alle wichtigen Angaben (Aussteller, Datum, Bezeichnung der Waren oder Leistungen) müssen auf den Kopien erkennbar sein. Bitte keine Original-Belege schicken – außer auf besondere Anforderung.
  • Dokumentation (sofern erstellt)
  • Artikel in der Presse und andere Veröffentlichungen, bei der Maßnahme erstelltes Video- und Filmmaterial etc. Bei Veröffentlichungen muss auf die Förderung der Maßnahme durch Mittel des DFJW hingewiesen werden.
     
Schriftgröße:
© Arbeitsgemeinschaft der Evangelischen Jugend in Deutschland e.V. (aej)