Sitzungen der aej werden in der Regel innerhalb der sich treffenden Gruppe/des sich treffenden Gremiums abgesprochen. Ort und Zeit des Treffens sollten möglichst im Konsens aller Betroffenen gefunden werden oder mal für den einen und mal für die andere Vor- oder Nachteile aufzeigen. Bei Treffen auf der Bundesebene ist es nicht immer möglich Orte und Zeiten zu finden, die für alle Beteiligten ohne Aufwand erreichbar sind.

• Die eigenständige Buchung von Fahrkarten über das Internet oder auch den anderen Möglichkeiten der Bahn werden empfohlen. Das bedeutet eine eigene höhere Flexibilität und verringert Nachfragen oder Missverständnisse.
  
  
• Nachdem die Reisekostenabrechnung vollständig bei der aej/ESG Geschäftsstelle eingegangen ist, werden die Kosten umgehend erstattet. Dieses wird im Normalfall innerhalb einer Woche erledigt.
  
  
• Bei persönlichen finanziellen Engpässen oder hohen Reisekosten ist es möglich einen Vorschuss zum Erwerb einer Fahrkarte bei der aej zu erbitten. Auch hierzu bitte an den/die zuständige*n Referenten*in wenden, bzw. die zuständige*n Assistenten*in.